Aplicación Proyectos

• Configurar los conjuntos de estados
• Añadir, modificar y borrar proyecto
• Añadir participantes a proyectos
• Añadir, modificar y borrar un hito
• Copiar proyecto
• Copiar hito
• Filtrar proyectos
• Exportar proyectos
• Medir rentabilidad del proyecto
• Salir de un proyecto

Configurar los conjuntos de estados

Definición de conjunto de estados

En el desarrollo diario de tareas asociadas a un proyecto, dichas tareas deben seguir un flujo de trabajo para conocer el estado en el que se encuentran en cada momento.

En dailyjob, ese flujo de trabajo se denomina "conjunto de estados", y puede ser configurado de forma personalizada para adaptarlo a los diferentes tipos de proyectos o actividades que lleva a cabo el equipo.

Por ejemplo, un sencillo flujo de trabajo para una tarea sería: 

• Por hacer.
• En progreso.
• Completada.

A nivel de funcionamiento interno, en dailyjob se han configurado 5 condiciones que pueden ser asociadas a los diferentes estados. Estas condiciones se utilizan para contar con una base común que permita relacionar un estado con acciones que realiza el usuario en la aplicación, como iniciar el time tracking o completar una tarea. Las condiciones son las siguientes:

 

CONDICIÓN	DESCRIPCIÓN
No iniciada	Tarea cuyo desarrollo no ha comenzado.
Iniciada	Se ha comenzado el desarrollo de la tarea.
Bloqueada	No se puede continuar con el desarrollo de la tarea ya que se está pendiente de información o documentación que tiene que proporcionar otra persona.
No validada	La tarea se ha finalizado por parte de la persona responsable de desarrollarla, pero queda pendiente de validación o revisión.
Terminada	La tarea ha sido desarrollada y validada.

 

Por defecto, cuando se crea una nueva compañía en dailyjob, se cuenta con un conjunto de estados que contiene los siguientes estados:

ESTADO	CONDICIÓN
Por hacer	Asociado a la condición "no iniciada".
En progreso	Asociado a la condición "iniciada".
En espera	Asociado a la condición "bloqueada".
En revisión	Asociado a la condición "no validada".
Completada	Asociado a la condición "terminada".

Los conjuntos de estados se comparten para toda la compañía, por lo que son configurados por el perfil administrador. Además, cuando se crea un nuevo proyecto se selecciona el conjunto de estados al que se quiere asociar, y de ese modo todas las tareas del proyecto seguirán el mismo flujo de trabajo.

 

Cómo añadir y modificar conjuntos de estados

Para añadir o modificar los conjuntos de estados, es necesario acceder a la pantalla "Estados" dentro de la aplicación "Administración" (accesible desde el menú de usuario).

Dentro de esta pantalla, para crear un nuevo conjunto de estados es necesario hacer clic en la opción "Crear conjunto de estados", e indicar el nombre que se quiere establecer para dicho conjunto.

Una vez establecido el nombre, y confirmado, se puede accede al configurador del flujo de trabajo haciendo clic en la lista sobre el nombre del nuevo conjunto creado. 

Para completar el conjunto, pueden usarse estados usados en otros conjuntos, o pueden añadirse nuevos estados sin son necesarios. Para cada nuevo estado será necesario asociar la condición que implica dicho estado.

Para modificar un conjunto ya creado tan solo hay que seguir los pasos indicados anteriormente.

Estos conjuntos permiten hacer un seguimiento más efectivo de las tareas a través de las vistas de listado, calendario, y sobre todo, kanban. En esta última vista el usuario puede ver en un mismo tablero todas las tareas de todos los proyectos que comparten conjunto de estados.

 

Añadir, modificar y borrar proyecto

Proyecto: Es un conjunto de tareas que son desarrolladas en un periodo concreto de tiempo por uno o varios usuarios. Un proyecto puede estar asociado a un cliente, y además puede dividir sus tareas en diferentes hitos (o fases).

Añadir un proyecto

Para crear un proyecto en dailyjob es necesario, en primer lugar, acceder a la aplicación "Proyectos" desde el menú de aplicaciones:

 

Desde la opción del menú llamada "Listado completo" podemos hacer clic en la opción "Nuevo proyecto". Los datos a incluir en el formulario inicial de creación, son:

 

DATO	DESCRIPCIÓN
Nombre del proyecto	Permite identificar el proyecto. Es recomendable que sea suficientemente descriptivo.
Estado	Un proyecto puede pasar por diferentes estados desde su creación hasta su finalización. Los estados son los siguientes: Por iniciar. Abierto. Suspendido. Cancelado. Terminado. Archivado: Los proyectos en este estado no pueden ser modificados.
Fecha de inicio y fecha fin	Estas fechas no solo sirven para poder ordenar los proyectos en el listado de proyectos, sino que se tienen en cuenta a la hora de ordenar las tareas, mostrando en primer lugar aquellas que pertenecen a proyectos cuya fecha de finalización está más próxima.
Conjunto de estados	Flujo de trabajo que van a seguir las tareas del proyecto. (cómo configurar los conjuntos de estados).
Responsable	Persona del equipo que se encarga de coordinar los datos del proyecto y hacer seguimiento de las tareas.
Cliente	Si el proyecto está dirigido a un cliente, puede seleccionarse de modo que la información sobre tareas, tiempo invertido o rentabilidad del proyecto quede asociada a dicho cliente. (cómo configurar los clientes).
Descripción	Información detallada del objetivo y contenido del proyecto. Puede aportar valor para que todo el equipo conozca todos los detalles.
Hito por defecto	Los proyectos en dailyjob se dividen en hitos. Como mínimo debe contener un hito, y por defecto se añade el hito "Coordinación", que puede ser modificado.

 

 

Modificar un proyecto

Una vez se ha creado el proyecto, desde el listado de proyectos se puede hacer clic en aquel que se quiere editar de forma completa. Desde la ficha pueden modificarse todos los campos del proyecto que se incluyeron durante su creación.

De forma adicional, para hacer un seguimiento del coste del proyecto, se puede añadir el importe del presupuesto:

Este dato permite conocer en tiempo real el porcentaje de rentabilidad en base a las horas invertidas por el equipo en cada tarea.

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Archivar proyectos

Para archivar un proyecto que ya ha finalizado, en el que no se van a añadir más tareas pero sobre el que se quiere mantener la información, tan solo hay que cambiar el estado del mismo a "Archivado".

De esta forma, estos proyectos no aparecerán en la pantalla de proyectos, pero seguirán siendo accesibles mediante el filtro con la opción "Archivado" en el campo "Estado".

 

Borrar un proyecto

Para borrar o eliminar un proyecto simplemente debemos hacer clic en el proyecto desde el listado, y seleccionar la opción "Borrar" en la ficha del proyecto.

 

 

Añadir participantes a proyectos

Roles en un proyecto

Los roles disponibles dentro de un proyecto en dailyjob, son los siguientes:

ROL	DESCRIPCIÓN
Responsable	Usuario del equipo (forma parte de la compañía) que se encarga de modificar los datos del proyecto, así como añadir o quitar participantes.   Además, junto con el administrador de la compañía, es el único usuario que puede designar a otro usuario responsable.   Un usuario responsable es a su vez usuario participante.
Participante	Usuario del equipo (forma parte de la compañía) que puede añadir, modificar y borrar tareas.Puede ser participante o responsable en tareas.
Colaborador	Usuario externo (forma parte de otra compañía) que puede actuar como participante. Este rol puede ser usado para incluir como participante activo de un proyecto a clientes que participan en tareas, o colaboradores externos.   Permisos: Pueden ver la información del proyecto salvo el cliente asociado y el presupuesto. Pueden ver todas las tareas del proyecto. Pueden añadir tareas al proyecto. Pueden comentar y revisar todos los comentarios de todas las tareas del proyecto. No pueden cambiar las tareas de proyecto.
Observador	Usuario externo (forma parte de otra compañía) que participa de forma limitada en un proyecto al que ha sido invitado.    Puede ver únicamente aquellas tareas del proyecto en las que participa, y solo puede ver los comentarios que los usuarios participantes o colaboradores han marcado como visibles para observadores.   Este rol es ideal para compartir un proyecto con clientes que necesitan hacer seguimiento o validar.   Permisos: Pueden ver la información del proyecto salvo el cliente asociado, el presupuesto y el número de tareas pendientes de cada hito. No pueden ver todas las tareas del proyecto, solo aquellas en las que se les ha incluido como participantes. Pueden añadir tareas al proyecto. Pueden comentar, pero solo pueden ver los comentarios que los participantes han marcado como visibles para observadores. No pueden cambiar las tareas de proyecto.

 

Añadir participante interno

Una vez creado el proyecto, se pueden añadir participantes de nuestra compañía. Cuando se añadan, tendrán acceso a toda la información que contiene ese proyecto.

Para añadir participantes, hay que entrar en el proyecto donde se deseen añadir, y buscarlos en la pestaña "participantes".

 

Cambiar responsable de un proyecto

Una vez añadido un nuevo participante a un proyecto, podemos convertirlo en responsable del mismo. Es tan sencillo como hacer click en el nombre de su perfil y mover el selector hacia la opción ·"Responsable".

 

Añadir participante externo

Para añadir un participante externo, ya sea colaborador u observador, es necesario realizar una invitación que debe ser aceptada por dicho usuario.

Si ya tienen cuenta en dailyjob, reciben una notificación en su bandeja de entrada para aceptar la invitación. En caso contrario, reciben un correo electrónico con la invitación para indicarles el proceso de creación de la cuenta. Una vez acceden a dailyjob, ya cuentan con permisos en el proyecto al que han sido invitados.

Añadir, modificar y borrar un hito

Hito: Es un subconjunto de acciones a desarrollar en un proyecto. Se entiende un hito como un objetivo intermedio a lograr, y puede estar compuesto por 1 o N tareas. Un hito tiene su propio periodo de desarrollo, incluido dentro del periodo completo del proyecto, y puede contar con un presupuesto específico.

Crear nuevo hito

Cuando se crea un nuevo proyecto, por defecto se crea un hito llamado “Coordinación”. El nombre puede ser modificado si se considera conveniente. Todos los proyectos tienen al menos un hito, y por ende todas las tareas de un proyecto están asociadas a dicho hito.

La información que podemos añadir a un hito es la siguiente:

DATO	DESCRIPCIÓN
Nombre del hito	Permite identificar el hito. Es recomendable que sea suficientemente descriptivo.
Presupuesto	Permite definir el importe establecido para el desarrollo de este objetivo. El presupuesto del hito no puede ser mayor al del presupuesto, y la suma de todos los presupuestos de los hitos no puede ser superior al presupuesto del proyecto.
Fecha de inicio y fecha fin	Estas fechas no solo sirven para poder ordenar los hitos en el proyecto, sino que se tienen en cuenta a la hora de ordenar las tareas, mostrando en primer lugar aquellas que pertenecen a hitos cuya fecha de finalización está más próxima.
Responsable	Persona del equipo que se encarga de coordinar y hacer seguimiento del cumplimiento del hito.

 

 

Podemos, de manera muy ágil, incluir tareas dentro de un hito específico, por lo que el hito y el proyecto a los que está asociada se completan automáticamente:

 

Completar un hito

Cuando todas las tareas que pertenecen a un hito de un proyecto se han finalizado, es posible marcar completado el hito. Esta acción, además de ocultar el hito en el listado, permite completar de manera masiva todas las tareas asociadas.

El hito se puede completar desde el listado de hitos en la ficha de proyecto, o bien dentro de la ficha del propio hito:

 

Borrar hito

Si deseamos un eliminar el hito, y todas sus tareas asociadas, deberemos hacer clic en la opción "Borrar este hito" dentro del menú de acciones en la ficha del hito:

 

 

 

Copiar proyecto

Reutilizar la información y la estructura de un proyecto

Existen dos claros escenarios donde puede ser útil copiar un proyecto:

• Desarrollo puntual de un mismo proyecto: Si vas a desarrollar un proyecto que contiene la misma estructura de hitos y tareas que otro proyecto que ya has desarrollado, la opción "Copiar proyecto" supone un ahorro de tiempo importante en la creación de la estructura de información.
• Desarrollo regular de proyectos similares: Para este caso la recomendación es crear un proyecto llamado "Plantilla - [nombre del tipo de proyecto]", para que sea usado como plantilla cada vez que el equipo tiene que lanzar un nuevo proyecto de ese tipo. Esto no solo permite ahorrar tiempo en la creación, como en el caso anterior, sino que permite una gestión más eficaz del conocimiento al tener documentadas todas las tareas que se desarrollan para un tipo de producto/servicio.

 

Copiar un proyecto 

La opción "Copiar proyecto" se encuentra disponible dentro del menú de acciones de la ficha de proyecto.

Al copiar un proyecto se realiza una copia de los hitos y las tareas (no se copian las fechas, los comentarios, archivos adjuntos o registros de tiempo).

Una vez copiado el proyecto, entras en la ficha del nuevo proyecto y puedes comenzar a modificar los datos principales, así como a planificar las tareas del mismo.

Copiar hito

Reutilizar la información y la estructura de un hito

Existen dos claros escenarios donde puede ser útil copiar un hito:

• Desarrollo de un mismo conjunto de acciones dentro del mismo proyecto: Bien por ir dirigido a destinatarios distintos, o bien por desarrollarse en fechas distintas, en ocasiones puedes necesitar tener un mismo conjunto de tareas replicado N veces en un mismo proyecto. 
• Desarrollo de un mismo conjunto de acciones en proyectos distintos: Necesitas copiar un mismo conjunto de acciones para un proyecto distinto.

 

Copiar un hito

La opción  "Copiar hito" se encuentra disponible en el menú de acciones dentro de la ficha del hito.

Al copiar un hito se copia el nombre y las tareas asociadas, pero no se copian las fechas, el presupuesto, el proyecto, el responsable, comentarios o registros de tiempo.

En la pantalla de confirmación de la copia hay que indicar:

• Nombre del hito.
• Proyecto de destino del hito.
• Responsable del hito.
• Fecha de inicio y fecha fin.

Filtrar proyectos

Filtros: Los filtros en dailyjob permiten segmentar la información que se visualiza en una determinada pantalla. A partir de los diferentes campos de datos, el usuario puede determinar qué tipo de información quiere mostrar en cada momento.

Filtrado y listado de proyectos

Desde la opción "Proyectos" del menú principal, podemos acceder a un listado de los mismos, de cara a revisarlos e incluir en nuestra planificación semanal todas las tareas que sean prioritarias.

Al igual que con las tareas, podemos filtrar y buscar proyectos en base a diferentes criterios (acumulables):

• Nombre.
• Estado.
• Responsable.
• Fecha de inicio.
• Fecha fin.
• Fecha de creación.
• Cliente.
• Tareas asignadas (últimos 7 días).

 

Exportar proyectos

Exportar información en dailyjob

En dailyjob es posible exportar una relación detallada de todos los proyectos que creados y asociados a nuestra compañía. Para exportar la información hay que acceder al listado completo de proyectos, y hacer clic en la opción "Descargar lista":

 

Lo que vamos a obtener es un archivo con extensión .xslx (hoja de cálculo) con toda la información referente al nombre de los proyectos, su responsable, los clientes a los que van asociados, las fechas de inicio y fin y el estado de cada uno de ellos:

Medir rentabilidad del proyecto

Rentabilidad: En dailyjob se calcula la rentabilidad de los proyectos en base a dos variables: Coste total del proyecto: Basado en el coste/hora de cada usuario que ha invertido horas en el proyecto. Las horas se obtienen a través de los registros de tiempo en cada tarea (ya sea de forma manual o automática). Presupuesto del proyecto: Establecido por el administrador de la compañía.

 

Dashboard de rentabilidad del proyecto

En la ficha de cada proyecto existe un pequeño dashboard con las siguientes métricas:

• Horas invertidas: Total de horas invertidas en todas las tareas asociadas al proyecto.
• Coste: Nº de horas por el coste/hora de cada usuario que ha invertido tiempo.
• Rentabilidad: (coste/presupuesto) * 100.

Esta información permite obtener información en tiempo real sobre el avance y evolución del proyecto.

 

Informe de rentabilidad de proyectos

Si se quiere hacer seguimiento de forma global sobre la rentabilidad de toda la actividad de la compañía, el informe de rentabilidad, accesible desde el menú de la aplicación "Proyectos", permite visualizar en un único listado la información económica de todos los proyectos.

Este listado, al igual que el listado de proyectos, puede ser filtrado en base a condiciones como fechas, reponsable o cliente.

 

Salir de un proyecto

Cambiar la responsabilidad del proyecto

El usuario responsable de un proyecto, junto con el usuario administrador que tiene permisos completos, puede definir a otro usuario como responsable del proyecto en cualquier momento. 

Para realizar el cambio es necesario acceder a la ficha del proyecto que se quiere modificar, y hacer clic en el nombre de usuario al que se quiere otorgar la responsabilidad.

 

Abandonar como participante

Si tu participación en el proyecto ya no es necesaria y quieres dejar de formar parte, puedes abandonar un proyecto eliminando tu usuario del listado de participantes.