Introducción al Método Momentos Productivos

Definición del método

 

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El MMP Método Momentos Productivos®, diseñado por La Fábrica del Tiempo, tiene como objetivo ofrecer un marco de organización de la información que gestionamos en el día a día, tanto a nivel individual como a nivel de equipo.

La premisa básica del método es que la actividad diaria está compuesta por diferentes tipos de momentos, todos ellos necesarios, todos ellos diferentes del resto, y todos ellos con más o menos peso en función del perfil profesional. Se basa en el establecimiento de 4 momentos clave durante el desarrollo de la actividad de cualquier profesional:

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Estos 4 momentos no necesariamente se realizan de forma secuencial, sino que en función del tipo de actividad profesional desarrollada pueden aparecer con mayor o menor frecuencia.

La clave del método está en aprender a detectar a qué momento corresponde la situación en la que te encuentras, y que a partir de ahí se pueda escoger cualquiera de las herramientas asociadas a dicho momento.

 

Esquema del método

 

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Momento anotar

Se basa en tener la capacidad para anotar todo aquello que llega en un momento determinado. Anotarlo de forma rápida y eficaz evita que se pierda el foco en lo que se está haciendo.

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Principios del momento

  • Se reciben constantes inputs de información y no siempre se cuenta con capacidad suficiente para gestionarlos en ese momento, pero sí de anotar de forma rápida para decidir después.
  • Un input de información será válido si aporta valor a la producción.
  • Compartir las anotaciones permite crecer en equipo.

¿Qué tipo de información podemos anotar?

 

TIPO

DESCRIPCIÓN

Idea

Algún tipo de acción que no requiere una intervención inmediata pero que puede ser de interés a medio/largo plazo.

Acción

Tarea que supone una acción a realizar a corto/medio plazo. Puede ser una acción de ir, y en ese caso se anotará en la agenda, o puede ser una acción de hacer de forma individual, y en ese caso podrá tener alguno de los siguientes estados:

  • Bandeja de entrada: 
    • Para aquellas posibles tareas que se anotan para liberar la mente, pero que no han sido analizadas en profundidad.
    • No requiere fecha de ejecución.
    • No es necesario que cuente con una persona responsable asignada.
  • Por hacer: 
    • Tareas aprobadas y pendientes de ejecución. 
    • No requiere fecha de ejecución de forma obligatoria, solo se establece en el caso de que la fecha sea única e inamovible. La fecha de entrega máxima puede ser detallada en la descripción de la tarjeta.
    • No es obligatorio que cuente con una persona asignada, aunque si se sabe de antemano quién va a realizar esa tarea, puede establecerse.
  • Recurrente: 
    • Tarea aprobada que se repite con regularidad.
    • Es obligatorio establecer la fecha de ejecución, que es la siguiente fecha en la que se va a realizar dicha tarea.
    • Cuenta con una persona asignada, y corresponde a la persona responsable de ejecutar dicha tarea.
    • Se identifica la recurrencia para buscar y filtrar tareas con la misma recurrencia en el listado de tareas.
  • En espera: 
    • Tareas que han sido delegadas a personas que no forman parte del proyecto.
    • No requiere fecha de ejecución de forma obligatoria, el objetivo es que cada viernes se revisen todas las tareas en “en espera” para evaluar si hay que tomar una decisión con cada una de ellas.
    • Cuenta con una persona asignada, y corresponde a la persona responsable de hacer seguimiento de la tarea delegada.

Proyecto

Son conjuntos de acciones que se desarrollan a corto/medio plazo, y deben tener un periodo delimitado en el tiempo.

  • Deben ser aceptados únicamente si están alineados con la estrategia y los objetivos generales definidos.
  • Las acciones relacionadas tendrán asignado cualquiera de los estados descritos con anterioridad.
  • Cuenta con una persona responsable que se encarga de planear y gestionar la carga de trabajo en base a prioridades.

Información de referencia

Cualquier tipo de dato, información o medio que puede ser de interés para mejorar o potenciar la realización de tareas. Podemos encontrarnos las siguientes opciones:

  • Documentación formativa (artículos, libros, vídeos, etc). Permite configurar el roadmap de formación/información a seguir para potenciar la mejora continua.
  • Herramientas relacionadas con la actividad realizada. Facilita el posterior análisis para determinar si pueden ser sustituidas por las actuales. 

¿Dónde se anota la información recopilada?

Se puede contar con las siguientes fuentes de información a través de las cuáles llegan los inputs a anotar:

MEDIOS INTERNOS

MEDIOS EXTERNOS

  • Correo electrónico.
  • Conversaciones (informales o formales mediante reuniones).
  • Pensamientos.
  • Eventos.
  • Actividades formativas.
  • Internet.
  • TV.
  • etc.

En base a los diferentes medios y los tipos de anotaciones que se pueden realizar, los elementos de anotación son los siguientes:

  • Posibles tareas (en bandeja de entrada)
  • Listado de ideas.
  • Inventario de plan de producción (tareas por proyectos/hitos).
  • Listado de proyectos.
  • Listado de tareas.
    • Puntuales.
    • Recurrentes.
  • Listado de eventos.
  • Inventario de material de referencia.
  • Roadmap de formación.
  • Inventario de herramientas digitales.

 

Momento planear

El momento “planear” se refiere a la revisión de la actividad pendiente para determinar qué debe hacerse a corto plazo. El hábito determinado establece que se planeará al comienzo de cada semana, por lo general los lunes, para determinar qué tareas se harán en dicha semana.

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Principios del momento

  • Tomar decisiones a corto plazo permite mayor capacidad de foco en la producción, y por tanto, mayor orientación a los objetivos definidos.
  • Es necesario conocer la carga de trabajo comprometida antes de tomar decisiones sobre lo que se quiere hacer.
  • Revisar de forma regular los proyectos activos ayuda a desprenderse de los “desperdicios” (soltar lastre).

¿Cuándo planeamos?

Cada lunes, a primera hora, se definen objetivos a nivel de equipo, y posteriormente cada miembro del equipo planea en base a su propia carga de trabajo y prioridad establecida.

El objetivo es reducir el número de veces que se dedica a pensar -sobre qué hacer- durante la semana para reducir la fatiga mental que eso produce. Se avanza mucho más rápido en la ejecución de tareas si se conoce previamente qué se pretende hacer.

¿Cómo planeamos?

  • Revisando proyectos activos.
  • Revisando la carga de trabajo ya comprometida:
    • Eventos.
    • Tareas recurrentes.
  • Analizando el % de imprevistos que hay que atender. Es importante reservar tiempo para imprevistos, tanto al día como a la semana.
  • Revisando las tareas pendientes que son candidatas a entrar en la semana que se está planeando. Estas tareas que se asumen se incluyen en un día u otro en base a la organización del tipo de actividad (usando el cuadrante de bloques de tiempo).

 

Momento producir

El momento producir se refiere al tiempo que se debe dedicar a realizar tareas que aportan valor en relación a los objetivos definidos. 

El tipo de producción de cada persona varía en función de su perfil y de sus propios objetivos, pero es imprescindible sacar tiempo para los momentos de producción para dar salida a todo lo que se ha anotado previamente.

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Principios del momento

  • En la producción diaria, hay que equilibrar el tiempo dedicado a las acciones individuales con la gestión de los medios de comunicación establecidos (email, llamadas, mensajería, etc).
  • La flexibilidad diaria viene determinada por la necesidad de gestión de imprevistos, muchos de ellos más previstos de lo que se piensa.
  • Centrarse en la actividad diaria evita la preocupación por aquello de lo que no te vas a ocupar.

¿Cuándo producimos?

Cada día, el objetivo es cumplir con los objetivos planificados. Diariamente se revisa el “menú del día” para no perder foco de lo importante de cada momento.

El momento producir será más o menos exitoso en función de la calidad del tiempo invertido en el momento planear.

¿Cómo producimos?

1) Seleccionando la siguiente acción

Para determinar la tarea que debe ser asumida en cada momento se tienen en cuenta los siguientes parámetros:

  • Tiempo disponible. En función del espacio de tiempo disponible en ese momento se podrá elegir una tarea u otra. 
  • Energía. No se tiene la misma energía física y mental durante todo el día, y eso afecta a la capacidad de producción durante la actividad.
  • Prioridad de entrega. La fecha máxima de entrega de una determinada tarea marca el nivel de prioridad a la hora de decidir cuándo debe hacerse. 

Ejecutar varias acciones a la vez no es posible por una cuestión física. Más allá de la percepción de llevar “varias cosas entre manos”, es importante tener en cuenta que estudios científicos han analizado el impacto negativo de la multitarea.

Según un estudio publicado en el Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance, los pequeños bloqueos mentales que se producen en el cerebro cuando pasamos de una tarea a otra pueden costar hasta un 40% de la productividad (medida en tiempo útil dedicado a una tarea). "Aunque estemos hablando de décimas de segundo por cada cambio de una tarea a otra, y que el coste, en términos de tiempo perdido, es pequeño medido de forma individual, suma un volumen considerable cuando se repite una y otra vez", apuntan los autores.

2) Renegociando las actividades no cumplidas

Una vez ha finalizado cada día es necesario renegociar el compromiso adquirido con aquellas tareas que han quedado pendientes. ¿Son prioritarias y deben asignarse a otro momento de la semana? ¿Son importantes pero no urgentes y por tanto pueden “sacarse” del plan semanal establecido?

Esta acción de renegociación permite lograr una sensación de control sobre la actividad, algo que a su vez provoca un menor nivel de estrés en el día a día.

3) Gestionando la comunicación durante la ejecución

Durante la producción hay que atender de forma equilibrada las comunicaciones entrantes y salientes:

  • Correo electrónico
    • Utilizando el algoritmo de revisión del email definido por La Fábrica del Tiempo. 
      • ¿Cómo afecta revisar el correo a lo largo de la jornada laboral a nuestro estado de salud? Según una investigación publicada en Computers in Human Behaviour que ha analizado los efectos a lo largo de dos semanas sobre un grupo de 194 personas, ha arrojado un dato contundente: las personas que revisaron el correo únicamente en tres ocasiones a lo largo de la jornada laboral sufrieron menos niveles de estrés que aquellos que pudieron consultar su bandeja de entrada de forma ilimitada.
    • Aplicando la técnica inbox zero.
  • Notificaciones del gestor de tareas
  • Consultas a través de mensajería instantánea
  • Llamadas
  • Consultas presenciales (ya sean internas o externas). 
    • Definiendo intervalos de atención a consultas. 
      • Un estudio publicado en el Journal of Experimental Psychology asegura que sufrir una interrupción aunque sólo sea de 2,8 segundos provoca el doble de errores en el trabajo que se está realizando. Una interrupción de 4,4 segundos provoca, según apunta esta misma investigación, el triple de errores.

4) Dedicar tiempo a la formación semanalmente.

Utilizando el roadmap de formación para contar un itinerario definido de mejora continua. La formación puede estar relacionada con:

  • Participación en eventos o cursos presenciales.
  • Participación en cursos online.
  • Lectura de libros cuya temática esté relacionada con la actividad desarrollada.
  • Lectura de artículos cuya temática esté relacionada con la actividad desarrollada.
  • Probando herramientas digitales relacionadas con la actividad desarrollada.

 

Momento analizar

El momento de análisis aporta reflexión para tomar mejores decisiones, y para orientar la actividad a los objetivos y metas definidas. Analizar permite parar, pensar y decidir.

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Principios del momento

  • Echar la vista atrás ayuda a evaluar si recorremos el camino que se ha decidido seguir en relación a los objetivos.
  • Analizar fomenta la mejora continua del sistema de organización.
  • Revisar los inputs anotados proporciona oportunidades de crecimiento y previene errores o problemas futuros.

¿Qué medimos?

Es importante definir las métricas que permiten evaluar si el trabajo individual, así como el del equipo, están en línea con los objetivos marcados.

Estas métricas son unidades de medida que facilita la evaluación y la toma de decisiones.

¿Cómo medimos?

Las actividades o herramientas a través de las cuáles se puede medir son:

  • Resultados del time tracking.
  • Informes de facturación.
  • Cualquier otra fuente de datos relacionada con las métricas.
  • Retrospectiva con el equipo.

En base a los resultados del análisis, es conveniente evaluar si es necesario realizar ajustes en:

  • Cuadrante de bloques de tiempo.
  • Bandejas de entrada definidas.
  • Herramientas digitales utilizadas y revisión del inventario de posibles herramientas.
  • Algoritmo de revisión de las bandejas de entrada.
  • Revisar posibles ideas para determinar si se asume la planeación de alguna de ellas.