Anotar tareas

Introducción

Para anotar tareas hay que clicar sobre el botón “Anotar” que se encuentra en el centro de la página.

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Una vez que se hace clic, aparece una ventana para poner nombre a la tarea así como una breve descripción de la misma. Abajo encontramos dos posibles opciones: “crear posible tarea” o “ir a completar tarea”.

crear-tarea.png

 

Crear posible tarea

Una vez se ha introducido nombre y descripción de la tarea. Si la elección es crear posible tarea, hay que clicar sobre esa opción.
posible-tarea.png

Una vez se clica, para ver la posible tarea hay que entrar a la “bandeja de entrada”. Para acceder a la bandeja de entrada, hay que desplegar el menú y, una vez dentro, aparecerá la tarea con tres opciones posibles:

  • Borrar notificación: si se escoge esta opción se elimina la posible tarea.

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  • Convertir en tarea: se abre la pantalla para completar todos los datos de la nueva tarea. Se pueden cambiar o ampliar el nombre así como la descripción, asociar la tarea al proyecto e hito correspondientes, establecimiento de fechas, estado y responsable.

convertir.png

  • Traspasar posible tarea: si se escoge esta opción, se puede traspasar la posible tarea a otro participante.

traspasar.png

 

Crear tarea

Para crear una tarea, como decíamos anteriormente, hay que hacer clic en el botón “anotar” y, una vez establecido el nombre y descripción de la tarea, se hará clic en “ir a completar tarea”.

completar-tarea.png

Una vez se ha seleccionado “ir a completar tarea”, aparece la pantalla para completar toda la información referente a la nueva tarea:

info-tarea.png

  • Nombre: permite la edición del nombre de la tarea.
  • Descripción: información referente a la tarea.
  • Proyecto: cuando se crea una tarea, se debe asignar a un proyecto determinado.
  • Hito: la creación de la tarea se asigna a un hito determinado, que está dentro del proyecto en el que se encuentra la tarea.
  • Fechas: para establecer la fecha de ejecución y de entrega de la tarea.
  • Estado: estado en el que se encuentra la tarea.
  • Responsable: usuario responsable de la tarea.

Una vez completados los datos relevantes de la tarea, se guardará y aparecerá en el listado de tareas.

 

Anotar tarea de forma rápida

En dailyjob puedes anotar posibles tareas (almacenadas temporalmente en la bandeja de entrada) o tareas desde el botón "Anotar" disponible en la barra superior. Pero, además, también se pueden anotar tareas desde dos ubicaciones adicionales:

  • Anotar directamente en el hito de un proyecto (desde la pantalla de un proyecto)

anotar-hito.png

  • Anotar nueva tarea (desde el listado de tareas, sin pasar por la opción de posible tarea)

anotar-nuevatarea.png

 

Gestión de archivos adjuntos

Uno de los principales requisitos de una buena herramienta de gestión de proyectos y tareas es contar con una buena gestión de archivos. No solo se trata de saber lo que hay que hacer (listado de tareas), sino de tener todo lo necesario para poder hacerlo.

Añadir adjunto directamente a la tarea

adjunto-tarea.png

Ahora las tareas cuentan con un apartado específico de gestión de archivos, desde donde se pueden adjuntar todos los archivos que se necesiten durante el desarrollo de dicha tarea.

En este apartado aparecen los archivos que se han adjunto en cualquiera de los comentarios de la tarea, así como los archivos subidos de forma directa.

Añadir varios archivos adjuntos a un comentario

adjuntos-comentario.png

Se ha eliminado la limitación de un archivo adjunto por cada comentario en las tareas de dailyjob. Desde ahora se pueden seleccionar todos los archivos que se consideren necesarios.

Al hacer clic en «COMENTAR», los archivos se añaden al comentario, y de igual forma al apartado general de archivos de la tarea.

Añadir a una tarea los archivos adjuntos de un correo electrónico convertido en tarea

adjunto-email.png

En dailyjob los correos electrónicos pueden convertirse en posibles tareas para la bandeja de entrada (enviado un email a [usuario en dailyjob]@convert.dailyjob.io Desde ahora esos correos electrónicos pueden enviarse con archivos adjuntos y serán agregados a la tarea.

De esta forma la aplicación de técnicas como inbox zero para separar la acción de la comunicación en el gestor del correo electrónico, se realizan de forma mucho más eficaz gracias a esta funcionalidad de dailyjob.

 

Bandeja de entrada

La nueva bandeja de entrada engloba notificaciones y posibles tareas. Se puede acceder a ella desde la barra de menú, en la esquina superior izquierda:

bandeja-entrada-dj.png

En la bandeja de entrada vamos a gestionar dos tipos de elementos:

  • Notificaciones que se producen por cambios en las tareas o proyectos en las que participamos.
  • Posibles tareas que hemos creado desde el botón anotar, o posibles tareas que nos han traspasado otras personas de nuestra compañía.

contenido-bandeja.png


Como se puede apreciar en la imagen, esta nueva bandeja de entrada cuenta con un conjunto de iconos para indicar el tipo de cambio que se ha realizado, en el caso de las notificaciones, o para indicar la posible tarea.

Las notificaciones, además de poder revisarse haciendo clic sobre ellas, pueden ser eliminadas una vez gestionadas.

Tipos de notificaciones

En la siguiente tabla se indican las diferentes notificaciones que se pueden producir, así como la prioridad de las mismas. Algunas notificaciones serán ocultadas por otras en función del valor que puede aportar a nivel informativo para el usuario:

ELEMENTO TIPO DE ACTIVIDAD ¿QUÉ ACTIVIDAD LA OCULTA POR TENER MÁS PRIORIDAD?
Tarea Añadido como participante Nuevo comentario
Tarea resuelta
Asignado como responsable
Tarea eliminada
Tarea Asignado como responsable Nuevo comentario
Tarea eliminada
Tarea Eliminado como participante  
Tarea Nuevo comentario Eliminado como participante
Tarea resuelta
Tarea eliminada
Tarea Tarea resuelta Tarea eliminada
Tarea Tarea eliminada  
Proyecto Añadido como participante Proyecto archivado
Añadido como responsable
Proyecto eliminado
Proyecto Añadido como responsable Proyecto eliminado
Proyecto Eliminado como participante  
Proyecto Proyecto archivado (usamos el icono completado) Proyecto eliminado

Esta nueva bandeja de entrada permite tener una mayor visión sobre lo que pasa en las tareas y proyectos en los que somos participantes, y facilita de forma rápida la toma de decisiones con cualquiera de los elementos incluidos.

 

Anotar desde el email

La herramienta dailyjob permite anotar tareas directamente desde el email, una funcionalidad incorporada para proporcionar una mayor agilidad en la creación de tareas.

Para anotar una tarea desde el email, se debe enviar directamente a la dirección del usuario de email.

Nota: Anteriormente se explica cómo obtener la dirección de email del usuario.

Una vez se envíe el email, la recepción será en la “bandeja de entrada”. Aparecerá con el formato que aparecen las posibles tareas.

email-tarea.png

El asunto del email se convierte en el nombre de la tarea y el cuerpo del email se convierte en la descripción de la tarea.