Anotar proyectos

Acceso a proyectos

Para comenzar a crear proyectos, hay que acceder al menú principal de dailyjob, disponible en la esquina superior izquierda de la barra superior. Una vez que estamos en el menú, hacemos clic en “Proyectos”.
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Si es la primera vez que se crea un proyecto, nos aparecerá la pantalla sin ningún proyecto, solamente aparecerá la información predeterminada de la herramienta. Para crear hay que hacer clic sobre el icono “+” que se encuentra en la parte derecha.

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Completar ficha de nuevo proyecto

Una vez se ha clicado, se abre una ficha con título “Nuevo Proyecto” para ser rellenada con los datos del mismo. Se debe indicar:

  • Nombre del proyecto; será el identificador del proyecto y debe contener el nombre del cliente.
  • Descripción del proyecto: aquí se puede incluir información extendida sobre el proyecto y que sea entendible para todo el equipo.
  • Estado en el que se encuentra: permite filtrar los proyectos en base a los estados
    • Abierto
    • Terminado
    • Por iniciar
    • Suspendido
    • Cancelado
  • Fechas: se pueden establecer las fechas de inicio y fin del proyecto. De esta forma, se verán en el listado de proyectos las fechas predeterminadas.
  • Responsable: será la persona encargada del proyecto. Por defecto, se asignará a la persona que lo cree. Además, el proyecto no se guardará con ese campo vacío (es un dato requerido).
  • Cliente: se puede añadir el cliente al que pertenece dicho proyecto.

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Una vez completa la ficha, se debe hacer clic en “Guardar y Volver”. El proyecto ya está creado.
(Nota: veremos que aparece en la parte inferior un título llamado “Nuevo Hito” que será explicado a continuación.)

 

Creación de hitos

Cuando se crea un nuevo proyecto, por defecto se crea un hito llamado “Coordinación”. El nombre puede ser modificado si se considera conveniente. Por tanto, todos los proyectos tienen al menos un hito, y por ende todas las tareas de un proyecto están asociadas a dicho hito.

Para acceder a la creación y gestión de los hitos, se debe hacer clic en “Proyectos”, y una vez dentro del proyecto aparece abajo de “Información de Proyectos” el apartado de “Hitos”.

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Para crear nuevos hitos hay que clicar en el icono “+” que está situado a la derecha y nos vuelve a salir otra pantalla en la que hay que completar:

  • Nombre: se establece el nombre del hito.
  • Presupuesto: se establece el presupuesto determinado a ese hito.
  • Responsable: la persona encargada del hito.
  • Fechas: establecer las fechas de inicio y fin del hito.

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Cuando están completados los campos, para guardar hay que clicar en “Guardar y Volver”. Una vez está creado el hito, si volvemos a la información del proyecto, se pueden ver todos los detalles del mismo.

Si se hace clic en un hito, se accede a la información que contiene y en la parte superior derecha se encuentran tres iconos, cada uno con una utilidad:

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  • Ver tareas. Si se hace clic en el icono de la izquierda, nos lleva a ver las tareas que están asociadas a ese hito desde el listado de tareas.

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  • Borrar hito. Si se clica en el icono del centro, implica la eliminación de todas las tareas asociadas al hito.

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  • Completar hito. Si se hace clic en el icono de la derecha, automáticamente se completan todas las tareas que sigan abiertas y estén asociadas a ese hito. Además, en el listado de hitos aparece sombreado para indicar que ya está completado.

 

Añadir participantes al proyecto

Una vez creado el proyecto, se pueden añadir participantes. Cuando se añadan, tendrán acceso a toda la información que contiene ese proyecto.

Para añadir participantes, hay que entrar en el proyecto donde se deseen añadir y al final de la pantalla que aparece, hay un bloque dedicado a los usuarios que participan en el proyecto. A la derecha se encuentran dos iconos. Clicando en el situado a la derecha se gestionan los usuarios, aquí se pueden eliminar participantes del proyecto o bien desde la pantalla que se abre o haciendo clic en el icono de papelera externo.

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Haciendo clic en el izquierdo, se añaden participantes o usuarios externos. Para ello es necesario introducir el email del usuario que va a entrar al proyecto.

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Los usuarios externos, si ya tienen cuenta en dailyjob, reciben una notificación en su bandeja de entrada para aceptar la invitación. En caso contrario, reciben un correo electrónico con la invitación para indicarles el proceso de creación de la cuenta. Una vez acceden a dailyjob, ya cuentan con permisos en el proyecto al que han sido invitados.

Los usuarios externos pueden tener dos roles:

Rol de colaboración

Usuarios de una compañía distinta en dailyjob que participan de forma activa en el desarrollo del proyecto.

A continuación se detalla lo que pueden y no pueden hacer:

  • Pueden la información del proyecto salvo el cliente asociado y el presupuesto.
  • Pueden ver todas las tareas del proyecto.
  • Pueden añadir tareas al proyecto.
  • Pueden comentar y revisar todos los comentarios de todas las tareas del proyecto.
  • No pueden cambiar las tareas de proyecto.

Este rol está pensando para el desarrollo ágil y colaborativo de proyectos con equipos transversales.

Para identificar proyectos en los que participas con este rol, así como para identificar a usuarios con este perfil, se usa el siguiente icono:

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Rol de observación

Usuarios de una compañía distinta en dailyjob que participan de forma pasiva en el desarrollo del proyecto.

A continuación se detalla lo que pueden y no pueden hacer:

  • Pueden la información del proyecto salvo el cliente asociado, el presupuesto y el número de tareas pendientes de cada hito.
  • No pueden ver todas las tareas del proyecto, solo aquellas en las que se les ha incluido como participantes.
  • Pueden añadir tareas al proyecto.
  • Pueden comentar, pero solo pueden ver los comentarios que los participantes han marcado como visibles para observadores.
  • No pueden cambiar las tareas de proyecto.

Este rol está pensando para perfiles de cliente a los que queremos facilitar la revisión rápida del estado de las tareas, o los que queremos facilitar un espacio en el que hacer demandas de acciones o peticiones de soporte.

Para identificar proyectos en los que participas con este rol, así como para identificar a usuarios con este perfil, se usa el siguiente icono:

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Crear a través de una copia

Para copiar un proyecto hay que clicar en el icono que aparece situado a la izquierda. Esto resulta de gran utilidad porque se puede hacer un proyecto plantilla para determinados clientes y así se agiliza la creación de los proyectos que tienen gran parte en común.

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Una vez se hace clic, se crea una copia del proyecto. Seguidamente, aparece una ventana que nos dice: Vas a copiar el proyecto con todos los hitos y tareas que contiene. No se copiaran datos de fechas, responsables, participantes, comentarios o registros de tiempo asociados a proyectos y tareas. ¿Quieres continuar? Es decir, cuando se copia un proyecto, se copia toda la información que contiene.

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Si se confirma, se abre la pantalla de información del proyecto. Una vez está copiado el proyecto, nos aparece la pantalla de edición para renombrar el proyecto, asignar a los participantes del proyecto, asignar a los responsables de los hitos y asignar las tareas correspondientes.

(Consejo: crear proyecto que sirva de plantilla y con nomenclatura: Plantilla – [nombre tipo de proyecto o servicio])